Il provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 è stato quello con cui l’Agenzia delle Entrate ha definito uno dei tratti salienti della fatturazione elettronica e cioè le modalità di emissione e di ricezione delle e-fatture. Chiarito che i documenti devono essere emessi tutti in formato XLM occorre chiarire il funzionamento del Sistema di Interscambio e il suo ruolo all’interno del funzionamento della fatturazione elettronica.
Ma quindi quali sono le modalità di trasmissione delle e-fatture e quali sono gli elementi a cui prestare attenzione? Ne approfittiamo per ricordati che molti sono gli approfondimenti che potrai trovare al sito fatturapro.click.
Elementi indispensabili alla trasmissione delle fatture elettroniche
Quindi come accennato in precedenza è stata la stessa legge a sottolineare quali fossero gli elementi indispensabili per il corretto funzionamento della fattura elettronica. Il cedente o per suo conto un intermediario, deve trasmettere la fattura in formato elettronica al Sistema di Interscambio, avvalendosi di:
- indirizzo di posta elettronica certificata (PEC);
- servizi informatici o messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate oppure da terzi soggetti;
- sistema di cooperazione applicativa, su rete web, con servizio esposto tramite modello web servce;
- sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basati su protocollo FTP.
Per quel che riguarda le ultime due modalità occorre l’accreditamento a SDI per l’attivazione del canale telematico tra il soggetto trasmittente e appunto il Sistema di Interscambio mediante attribuzione di un codice numerico di 7 cifre, quello che chiameremo codice destinatario.
Il controllo dell’SDI
In tutto ciò qual è il ruolo del Sistema di Interscambio. Viene definito il postino della fatturazione elettronica, in quanto in grado non solo di vigilare sull’esattezza dei documenti, ma anche di recapitare il documento al destinatario sempre avvalendosi di uno dei canali indicati in precedenza.
È possibile che la fattura non superi i controlli messi in atto dal Sistema di Interscambio in quel caso entro 5 giorni viene recapitata a chi ha emesso la fattura quella che viene chiamata ricevuta di scarto. La fattura che viene quindi segnalata come sbagliata o viziata è come se non fosse mai stata emessa. Quindi il soggetto emittente ha il dovere di emettere nuovamente fattura entro 5 giorni dalla ricevuta di scarto.
Sistema di preregistrazione delle partite IVA
Per permettere a tutti di usufruire del sistema di fatturazione elettronica in maniera semplice l’Agenzia delle Entrate ha messo ad hoc un sistema di preregistrazione che si basa sul numero di partita IVA e consente al cessionario di scegliere il canale attraverso cui si decide di ricevere le fatture.
In questa maniera il sistema procede in automatico e l’SDI recapita il documento avvalendosi del canale prescelto che può essere o la PEC oppure il Codice Destinatario.
Nel caso in cui l’utente non si sia registrato e il soggetto emittente deve riportare nella fattura il codice destinatario convenzionale “0000000” e la PEC del destinatario stesso in modo tale che l’SDI possa comunque recapitare la fattura.
Quando si utilizza il codice convenzionale
Come anticipato in precedenza, quello dei 7 zeri è un codice destinatario convenzionale che deve essere utilizzato anche quando il cessionario:
- risulta essere un consumatore finale e quindi al codice occorre aggiungere anche il codice fiscale del soggetto;
- si è in presenza di un soggetto IVA che non utilizza fattura elettronica perchè rientrante nei regimi agevolati come il forfettario;
- il soggetto IVA non ha comunicato il proprio codice e neanche la PEC.
In tutti questi casi, il documento di fatturazione elettronica viene messo a disposizione del cessionario nell’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate e per quel che riguarda il prestato l’SDI ha a disposizione un duplicato informatico della fattura nell’area riservata.
In ogni caso in cedente ha il dovere di comunicare al cessionario che l’originale della fattura è presente nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate, è sempre possibile poi emettere la così detta copia di cortesia da consegnare in formato cartaceo o inviare via mail.
Quando si utilizza questa stessa procedura?
La medesima procedura che ti abbiamo fino a qui descritto si utilizza quando per problemi tecnici non è possibile utilizzare la modalità standard, quando il codice destinatario riportato sul file risulta inesistente, quando per problematiche non imputabili all’SDI non è possibile inviare il documento tramite PEC.
Ricordiamo inoltre che per il cedente la data di emissione della e-fattura è importante ai fini dell’esigibilità IVA, ma l’emissione vera e propria della fattura si ha solo nel momento in cui il documento ha superato tutti i controlli messi in atto dal Sistema di Interscambio.
