Office 2016 nato per collaborare e condividere

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Office 2016 esce dalla fase di preview e da oggi si può considerare disponibile nella sua versione stabile e completa di tutte le funzionalità. Volendo riassumere in poche parole il nuovo prodotto di Microsoft si potrebbe dire che in questa versione Office 2016 è il concorrente più diretto degli strumenti di collaboration pensati da Google per il business.

Già in precedenza, Microsoft aveva introdotto in Office strumenti per consentire il lavoro in team sugli stessi documenti ma, mai come in Office 2016 questo concetto era stato sviluppato in modo così attento alle esigenze di collaborazione degli utenti.

Fra le nuove funzionalità degne di nota spicca dunque la possibilità di lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti per più utenti. Tuttavia intorno a questo semplice concetto di collaborazione Office 2016 ha integrato una serie di servizi tutti orientati a consentire agli utenti di poter lavorare ovunque e da qualunque postazione senza doversi preoccupare troppo di dover trasportare all’interno del proprio computer anche i documenti su cui si sta lavorando.

Arrivano dunque funzionalità apparentemente banali, ma che in realtà cambiano profondamente il modo di interagire dell’utente con gli strumenti di Office, è il caso per esempio della possibilità di poter allegare file alle email inviate da Outlook prelevandoli direttamente da OneDrive, l’integrazione di Bing come strumento di ricerca e quella di Skype per poter condividere schermate, effettuare telefonate e messaggi instantanei senza dovere uscire da Office.

Da un punto di vista estetico, Office 2016 non cambia moltissimo rispetto al passato. Ci sono ancora i Ribbon che contengono la serie di icone che rappresenta le funzionalità del software, ma ora ciascuna App ha un header colorato: blu per Word per esempio e Verde per Excel. Niente che possa realmemte sconvolgere l’utente finale e niente di nuovo per chi aveva già utilizzato Office 2016 su iPad.

Office+Collaboration+Word+2016

Collaborare, condividere e chattare

Molto più importante del colore della testata è l’iconcina “condividi” che si trova in alto a destra nella finestra di ogni applicazione. Il vero cuore di Office 2016, almeno nella percezione dell’utente, è rappresentato dalla finestra che si apre una volta cliccata l’icona “condividi” e che consente appunto di condividere un documento con utente inserendo semplicemente il suo indirizzo email. Dallo stesso pannello si può visualizzare chi ha accesso ad un documento e quali permessi ha su quel documento.

Il paragone con quanto già fa Google con Google Doc è presto fatto, eccetto che Microsoft ha portato il concetto di collaborazione su un documento al di fuori del browser e con tutti i vantaggi derivanti da un prodotto concepito come un App per il desktop.

Oltre alla possibilità di condividere facilmente i documenti risalta l’integrazione di Skype in modo tale che gli utenti possano effettuare una telefonata o scambiare messaggi senza uscire fuori da Office.

Office+2016+skype

Anche questa sembra un’innovazione da poco, tuttavia l’utilizzo di Skype abbinato all’editing o alla lettura di un documento di Office appare già a molti adesso come un’operazione consueta. La piena integrazione di Skype non è altro che l’evoluzione naturale di un’operazione che molti utenti compiono già oggi con qualche sforzo in più. In questo senso l’adozione di Skype favorirà anche la comunicazione fra i gruppi di lavoro, replicando in qualche modo un concetto che negli ultimi tempi aveva fatto la sua comparsa in App come Slack.

Cortana e la ricerca

Office 2016 è completamente orientato alla collaborazione e condivisione, ma Microsoft ha anche puntato a restituire ad Office un ruolo centrale nell’utilizzo del computer per molteplici funzionalità. Molto spesso dunque si percepisce in Office lo sforzo di fornire all’utente un set di funzionalità che lo mettano in grado di non dovere mai abbandonare il programma, o almeno di farlo solo il meno possibile.

In questo senso si legge l’integrazione di Cortana, che non è un sostituto dell’Help in linea, ma l’assitente a cui si può chiedere per esempio di mostrare gli appuntamenti del giorno, che il bravo Cortana, tirerà fuori offiamente dal calendario di Outlook. Allo stesso modo è stata introdotta una funzionalità di “Smart Lookup” che cosente di effettuare ricerche sul Web senza essere costretti ad usare il browser, ma direttamente dall’interno di World, Excel, PowerPoint o Office, utilizzando ovviamente come motore di ricerca Bing.

Certamente l’introduzione di una funzionalità come “Smart Lookup” all’interno di Office 2016 porterà nuova vita a Bing e risulterà comoda per molti utenti. Sulla reale efficacia di Bing nel fronteggiare in qualità e quantità con i risultati di ricerca di Google, in molti nutrono più di un dubbio, possibile dunque che nonostante gli sforzi di Microsoft, la rotazione fra Office ed un Browser rimanga alta nelle abitudini degli utenti.

Outlook è il centro del mondo

Outlook è probabilmente l’App fra quelle della suite Office che è stata maggiormente aggiornata con la versione 2016. L’intero Office 365 è ora integrato all’interno di Outlook. Oltre alla posta elettronica ci sono dunque il Calendario, OneDrive, le cartelle condivise etc. Per allegare ad Outlook un documento presente in OneDrive è sufficiente un click. Il destinatario riceverà un link per scaricare l’allegato esattamente come già accade in Google Drive.
Sulla scia di quanto già visto in Google Inbox arriva una funzionalità chiamata Clutter che costantemente analizza le abitudini di lettura degli utenti ed alimenta un motore di intelligenza artificiale in grado di dirvi quali email possono essere meno importanti per le vostre abitudini e filtrarle in un’apposita cartella. Di tanto in tanto Clutter vi dirà che avete alcune email meno importanti da leggere.

Planner, Sway e nuove funzionalità

In Office 2016 fanno la loro comparsa anche alcuni tool del tutto nuovi. E’ il caso di Planner uno strumento simile a Trello, per la gestione dei task. In altre parole un software in grado di tenere traccia degli stati di avanzamento di un progetto e segnalare o monitorare le attività da svolgere o già svolte. Simile a Planner fa anche la sua comparsa Delve che consente di tenere sotto controllo il lavoro delle persone appartenenti allo stesso gruppo di lavoro. Infine c’è anche Sway, uno strumento per creare presentazioni compatibili con le diverse tipologie di periferiche oggi presenti sul mercato, come pc desktop, smartphone, tablet etc. Sostanzialmente una sorta di editor di one-page responsive che potrebbe risultare utile in più di un caso.

In conclusione, un buon lavoro di Microsoft orientato soprattutto alla Collaboration e con Google come principale concorrente nel mirino. La domanda è: uscire dal browser è veramente la strategia vincente? La filosofia di Google è esattamente contraria a quella di Microsoft, ovvero il browser al centro del lavoro quotidiano. Quale delle due strategie risulterà vincente, sarà solo il tempo a dirlo.