Per lavorare di meno, lavora in modo più intelligente

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Spesso abbiamo la sensazione di non avere abbastanza tempo e ci troviamo nella condizione di dover gestire cinquanta cose assieme. Come uscire da questa spirale? Molte persone non si fermano mai a riflettere su come lavorare in modo più intelligente, piuttosto che più duramente e per più ore al giorno. Di seguito ci sono 12 consigli che dovremmo seguire tutti:

 

1. Migliora la gestione del tempo

Più facile a dirsi che a farsi? Beh, in realtà no, perché ci sono alcune semplici regole che possono davvero aiutare a gestire meglio il tempo. Ad esempio: quando si iniziamo un’attività che ha la massima priorità, dobbiamo spegnere il telefono e ignorare le email. Quindi rinunciamo a qualsiasi ipotesi di multitasking, per evitare rallentamenti e perdite di concentrazione. Infine, fissiamo una scadenza realmente raggiungibile e facciamo tutto quello che possiamo per rispettare quella scadenza.

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2. Impara a scrivere più velocemente e utilizza le combinazioni di tasti

Parliamoci chiaro: siamo tutti schiavi della tastiera, ci passiamo infinite ore. Forse è quindi il caso di velocizzarci un po’ e smetterla di scrivere solo con due dita, come se fossimo dei bambini. Personalmente, confesso che anch’io non uso tutte e dieci le dita… però mi sto allenando, su Typingweb.com. C’è un percorso fatto di esercizi molto semplici e utili, purtroppo è in inglese, però è davvero utile. Consigliassimo. Riguardo alle scorciatoie di tastiera, cose come cmd+B per il bold, o cmd+invio per inserire una interruzione di pagina in Word, fanno risparmiare un sacco di tempo. Cerchiamo di imparare le scorciatoie più utili delle applicazioni che usiamo di più: sono minuti preziosi guadagnati!

 

3.Impara a usare le Macro

I computer sarebbero nati per evitare compiti ripetitivi… e invece ci ritroviamo a ripetere in eterno le sempre le stesse operazioni. Giusto? Sbagliatissimo! Specialmente in applicazioni particolari come Excel, ci sono le Macro che permettono di svolgere compiti anche molto complessi con un solo click.

 

4. Utilizza il telefono più spesso

Invece di scrivere tonnellate di mail, ricordiamoci di alzare la cornetta un po’ più spesso: si risparmia tempo e permette di interrompere un po’ la routine del lavoro al PC. Se poi la mail era indirizzata a un collega dell’ufficio… bonus! Alziamoci e andiamoci a parlare di persona: il contatto umano è sempre la cosa migliore.

 

5. Teniamo un tab con tutti i tab

Non è uno sciolingua, è un modo per venir fuori da quella situazione che vede il nostro browser popolarsi di decine di tab diverse. La soluzione la offre OneTab: una estensione per Chrome che aggiunge un pulsantino alla barra degli strumenti: quando vediamo che i tab sono troppi, cicchiamo sul pulsantino e tutti i tab verranno chiusi. Ne resterà solo uno, che contiene la lista di tutti i tab, cliccabile ovviamente. Soluzione pulita, senza morti e feriti.

 

6. Scrivi una lista di cose da NON fare

Le liste delle cose da fare sono fondamentali per portare avanti qualsiasi attività. Altrettanto importante sarebbe avere una lista separata che contenga tutte le cose da non fare, MAI. Segniamoci quale idee non ci interessa discutere, a quali progetti non ci interessa partecipare, quali attività vogliamo evitare… ognuno avrà la sua. Quando ci arrivano proposte o incitamenti nelle direzioni che non ci interessano, abbiamo già la risposta: no grazie.

 

7. Aspettati di fallire e combatti la paranoia

Questo aspetto è particolarmente delicato in Italia: nel mondo anglosassone, provarci e fallire è la norma. Da noi la norma è non provarci nemmeno, per paura di fallire. Ecco questa tendenza va combattuta con grande energia: prepariamoci ad accogliere un fallimento, è la migliore occasione che abbiamo per imparare REALMENTE. Che un progetto vada male è nella natura delle cose, non bisogna temerlo né tantomeno temere che un fallimento diventi una tendenza a fallire. Analizziamolo e capiamo cosa è andato storto: è il miglior modo per progredire.

 

8. Sii conciso

Sproloquiare durante una riunione o in una mail fa perdere tempo a tutti, specialmente nel momento in cui dobbiamo presentarci: essere brevi (ma non lacunosi) è la chiave. Proviamo a esercitarci in una forma ormai nota come “il discorso dell’ascensore”: impariamo a spiegare a un estraneo, 30 secondi, perché potrebbe avere bisogno delle nostre competenze e perché avrebbe da guadagnarci a fare affari con noi. Chi ci riesce in meno di 30 secondi è ancora più bravo. Questa abilità può tornare utile in tantissime situazioni: quando si stabiliscono nuovi contatti, quando affrontiamo un colloquio di lavoro, quando si incontrano persone a una conferenza, durante una telefonata con un nuovo cliente…

 

9. Impara il più possibile

Dovremmo sempre cercare di migliorare e di apprendere qualcosa: fermiamoci un attimo a verificare quali sono le nostre competenze e cerchiamo di capire se è necessario colmare qualche lacuna. Ricordiamoci sempre che siamo in un mondo in rapida evoluzione, in cui le conoscenze vanno sempre tenute aggiornate. A questo proposito è anche fondamentale costruire una rete di relazioni, nella nostra nicchia, curando di avere stretti contatti con le persone più aggiornate e influenti. Essere forti sulle nostre competenze ci renderà bene attrezzati per cogliere le opportunità quando si presenteranno.

 

10. Abbi cura della tua risorsa più grande

Se non dormiamo abbastanza, se non facciamo esercizio fisico, se non dedichiamo il giusto spazio al relax… quello che succede è che si diventa meno produttivi e si è costretti a lavorare più lungo. L’esatto contrario delle nostre intenzioni. La nostra risorsa più preziosa non è il tempo, bensì noi stessi. La primissima necessità e tornare in forma e mantenersi belli freschi durante tutta la giornata: una pausa di un quarto d’ora per ogni 90 minuti di lavoro è d’obbligo. E cerchiamo di prendere un po’ d’aria e fare qualche piccolo esercizio in quei quindici minuti: è il modo miglior per lavorare in modo più intelligente, e sostanzialmente per lavorare di meno.

 

One more thing; non cadere nella trappola di lavorare meglio E di più

Cerchiamo di combattere l’ossessione di fare sempre più cose: ottimizzare il lavoro serve a vivere meglio, ad avere più tempo da dedicare a noi stessi e alle persone che amiamo. Non a sbrigare ancora altro lavoro. Lavorare meglio significa lavorare di meno, non lavorare di più.